Doordat Greenpeace gebruik maakt van de Wet openbaarheid bestuur (Wob) is bovenwater gekomen dat de provincie Groningen de backup niet op orde heeft. Website NU.nl heeft documenten mogen inzien van een rechtszaak die Greenpeace tegen de provincie Groningen heeft aangespannen. In stukken van deze rechtszaak zitten verwijzingen naar documenten waarbinnen ook besluiten zouden zijn vastgelegd. Door fouten in het archiveren en verzorgen van backups raken onderdelen van politiek gevoelige documenten zoek. De provincie geeft daarbij echter aan dat het niet om kerndocumenten zou gaan.
De provincie geeft bij de rechters in deze zaak aan dat bepaalde stukken via de email zijn uitgewisseld en dat deze zijn geprint en gearchiveerd. De digitale versies hiervan zouden echter niet meer beschikbaar zijn omdat email niet langer dan 1 jaar wordt gearchiveerd. Op last van de rechter is er opnieuw gezocht naar de documenten. Slechts een deel hiervan is daadwerkelijk teruggevonden. Volgens de provincie gaat het niet om zogenaamde kerndocumenten. Wob-expert Rogel Vleugels geeft aan dat de provincie het bij het verkeerde eind heeft. “Kerndocumenten bestaan niet. Er bestaan alleen maar documenten en de provincie kan niet een indeling gaan maken tussen belangrijke en niet-belangrijke documenten.”, aldus Vleugels. Volgens Greenpeace is de nu ontbrekende informatie wel relevant.
Het komt vaker voor dat overheden documenten onterecht vernietigen. Recent heeft ook de gemeente Helmond de afspraken in de agenda van de burgemeester na anderhalf jaar vernietigd. Daarvan blijkt de gemeente geen backup te hebben.